如何推动医院招标采购数字化转型

【聚焦医院采购】

如何推动医院招标采购数字化转型

■ 刘立权 王娇

在数字化浪潮中，医院招标采购正面临向数字化转型的挑战。智慧医院数字化建设要求招标采购过程更加公开透明、高效合规。本文试图分析医院传统招标采购模式存在的问题，并提出智慧招采一体化平台建设方案，以期提升医院采购数字化水平，从而规范采购流程、提升采购效率。

传统招采模式存在的问题

一是流程复杂，效率低下。医院采购涉及需求分析、预算管理、调研管理、开评标、供应商选择、合同谈判、合同履约验收等多个环节，流程复杂，需要多部门协同配合。在传统模式下，各环节都涉及大量纸质文件的流转与人工审核，往往耗时较长且容易出错，难以满足医院高效运营需求。

二是供应商管理存在缺陷。医院每年需采购大量物资设备、耗材等，选择合适的供应商非常重要。但在传统模式下，医院往往通过EXCEL表格对供应商进行管理，导致供应商资质变化可能无法及时更新或调整；未建立供应商评估体系，无法对供应商的信用情况、产品质量、售后服务等进行全面评估；未建立供应商绩效考核体系，无法定期对供应商绩效进行评估，并针对评估结果采取改进措施。

三是信息不对称，成本控制困难。在传统模式下，由于信息不对称，医院很难精准掌握产品价格。同时，招标采购信息经常在少数特定供应商间流转，广大潜在的优质供应商无法及时获取信息，导致医院难以接触到更优质的供应商和更具性价比的产品。

四是预算管理粗放，资源浪费严重。实践中，一些医院招标采购中存在无预算采购、超额采购、重复采购、供应不善、未执行“三重一大”集体决策而随意采购等不规范现象。

五是采购文档手工操作难度大，难以保障准确性。在传统模式下，医院采购过程相关文档的制作、审核、归档等均依赖人力劳动，准确度、效率难以保障。同时，纸质文档资料不便存储，存在难查询、难监管、难追溯等问题。

六是缺乏数据分析与智能决策支持。由于纸质文档保存、查询、统计困难，且缺乏有效的数据分析工具和数据整合机制，医院采购决策主要依赖于经验，缺乏科学依据和数据支持。

智慧招采一体化平台建设方案

为解决医院传统招采模式下的诸多问题，笔者认为，有必要搭建一个集采购需求、预算管理、供应商管理、采购过程管理及审计监督、合同履约等于一体的智慧医院招采一体化平台，实现从调研、预算、采购申请到招标采购、合同履约、监督分析的全链条数字化管理，从而防范招标采购过程中的系统性风险，推动医院招标采购管理数字化转型。

一是门户网站。当前，医院采购信息存在碎片化、不对称等问题，导致供应商获取困难。通过建立统一的门户网站，实现各方主体信息实时交互，有效解决信息不对称问题。此外，建议提供标准化公告模板，确保公告合规性。

二是预算管理。部分医院预算存在“重编制轻执行”的结构性矛盾，如科室级预算与采购需求脱节，导致资金浪费。笔者建议，构建三级预算分解模型（院级—科室—项目），通过预算滚动预测算法执行偏差自动预警。同时，与医院管理信息系统对接，动态关联耗材、药品等使用数据，从而提升预算调整响应速度。

三是调研管理。构建“需求申请—公告发布—响应提交—智能评审—报告生成”全链条数字化流程，实现一键生成调研报告、融入线上论证环节等功能，从而提升采购效率。

四是招标采购管理。通过流程标准化、业务规范化、文档模板化、系统集成融合化等，实现采购业务从立项管理、采购实施（招、投、开、评、定）到监督审计的闭环式数字化管理，确保采购活动的合法性、合规性及高效性。针对传统招标存在的流程冗长、围串标风险等，可打造四维智能防控体系。比如，流程防控体系是内置标准化模板库（公告/文件/合同/评标等），支持智能生成与合规校验；技术防控体系是通过IP识别、投标文件雷同性分析、CA动态加密等技术，智能预警围串标行为；数据防控体系是通过建立历史价格库，自动预警异常报价；系统防控体系是系统算法自动匹配专家与标书，降低廉政风险。

五是供应商管理。对接第三方信用信息公示系统，实现风险企业自动拦截。构建四维评估模型（资质能力、合作记录、履约质量、诚信指数），对供应商进行评价。建立供应商画像，通过机器学习预测合作稳定性。

六是招投标文件制作。基于可扩展标记语言技术，构建智能招投标文件制作系统，支持标准模板自动调用。通过光学字符识别、自然语言处理技术，实现招投标文件智能解析及自动填充。引入CA签章与加密处理技术，确保文件安全性。

七是合同及履约管理。构建合同履约孪生体，通过物联网技术实时监控合同履约动态。建立预警机制，对履约偏差进行干预。与财务系统对接，实现付款进度自动触发，提升合同执行效率。

八是大数据分析。根据医院各科室部门需求，采用聚类分析识别高频异常交易模式，反映医院采购管理的效能和整体运营状况。同时，针对采购过程中的关键指标设置预警机制，分析围串标行为、预警异常采购数据等，为医院管理提供精确的数据支持。

九是风险预警。构建“风险识别—评估—应对”闭环系统，对采购过程中的潜在风险进行实时监测和预警。运用大数据技术，通过数据清洗、挖掘、分析和可视化，对各类采购数据进行量化分析，帮助医院发现问题、研究规律，并建立风险案例库。

（作者单位：湖南佰瑞信息技术有限公司）

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