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紧急采购活动需注意的事项

栏目: 理论前沿,电子报 时间:2020-03-26 15:36:50 发布:管理员 分享到:
【摘要】

【美国紧急采购政策介绍系列专题报道(3)

编者按:上一期的专题报道中,《中国政府采购报》向读者介绍了美国联邦政府采购政策办公室出台的《紧急采购指南》第一部分内容“做好紧急采购采购的预判与预案”,本期我报节选、编译了第二部分,关于开展紧急采购需要注意的事项,以飨读者。

紧急采购活动需注意的事项

《紧急采购指南》第二部分包括“紧急采购合同的制定”与“紧急采购的管理、监督检查”两部分。其中“紧急采购合同的制定”这部分中,共包括紧急采购活动的授权、最小化紧急采购风险、采购合同条款的更改、正确的商业规则意识和较高的职业道德观念、紧急采购扶持政策、紧急采购合同定价方法、紧急采购信息的发布、供应商的责任、国家利益行为、免除竞争的两种情况、公平合理的价格评估以及采购活动记录十二项。另外,加上“紧急采购的管理、监督检查”共有十三项内容是美国联邦政府采购政策办公室对具体执行紧急采购时提出的需要关注的重点。

第一,紧急采购活动的授权。行政机构的采购部门需任命最适合开展紧急采购项目的采购人员,授权其有签订、管理或者终止采购合同的权利。授权要明确责任范围、责任限度和要求。如果在紧急采购活动中相关人员不能胜任有关工作,采购部门可以修改授权且重新调整责任范围、责任限度和要求。

第二,最小化紧急采购风险。紧急情况下,如果时间有限来不及开展市场调查和制定紧急采购计划,那么采购人员须率先安排紧急采购中最紧急的需求采购,并谨慎确定采购合同的价值和合同的期限。这样采购部门可以针对紧急情况下改变的情况不断进行需求战略调整,既可为后续的采购留出时间,也可为采购人员了解市场行情,并提供后续服务。

第三,采购合同条款的更改。不同紧急情况下,采购需求会因情况的变化而有所不同。譬如,灾难发生的第一时间,紧急采购合同条款要符合当下情况。但随着时间的进展,灾难持续,采购需求、价格等条款则应随着外部环境的变化而改变。因此首席采购官、采购人员、合同签订人员要随时关注灾难的进程,把握采购机遇和原则,制订不同的采购合同条款。

第四,从事政府采购的任何工作人员必须有较高的职业道德观念和正确的商业规则意识。采购人员必须严格遵守《联邦采购规则》中应遵守的职业准则,比如禁止获取或披露供应商的投标或报价信息以及采购部门在评估供应商的投标过程中准备使用的非公开信息等。违反这些行为标准会面临罚款或监禁。行政机构的任何工作人员对商业规则或道德准则有疑问可向法律咨询办公室或道德办公室咨询。另外,《联邦采购规则》还对从业人员的回避制度作了规定。如,禁止采购人员卷入与个人利益有关的采购合同,采购人员的家庭成员不能参与政府的交易。当政府采购合同与个人利益有关时,要求采购人员必须回避。此外,采购人员禁止接受供应商吃请和收受礼物等。

此外,《紧急采购指南》中列明了一些常见的政府采购“犯罪指标”。在紧急采购活动中对于采购人员来说,识别、预防和报告这些“犯罪指标”非常重要。一些常见的“犯罪指标”包括接受贿赂、回扣或酬金;伪造或更改采购文件;操纵政府采购活动以及提供或伪造未经批准的原始文件。另外,采购人员要警惕采购方对采购结果的反馈信息。如果采购部门经常收到消极的采购结果反馈,那么采购部门要注意是否采购人员所购买的产品或服务的数量或质量低于支付价格(价值与价格不对等)。采购部门还应警惕采购产品零部件数量的异常增加,这可能表明这些零件可能已被挪作个人使用或转售。为了防止采购活动中腐败的滋生,一方面,采购人员要在合同履约环节对政府采购合同的订购、收货、售后服务等方面积极关注。另一方面,采购部门要对相关采购人员的基本道德意识、欺诈意识的识别、预防和报告方面提前做好培训。

第五,紧急采购扶持政策。在对市场环境和采购来源调查了解的基础上,采购人员应优先提供紧急采购合同给有能力履行合同的小微企业。另外,可简化紧急采购程序,使行政机构的采购部门便于同小型企业业务往来。《罗伯特.T.斯塔福救灾和紧急援助法》中规定,为了减轻紧急情况对受灾地区的影响,采购部门应先对受灾地区的市场进行调研,并优先考虑可以履行合同的当地企业。《2006年地方社区恢复法案》中也规定了当地企业优先获得对清除杂物,物资分配,重建以及其他重大灾难或紧急地区援助活动的政府合同。此外,鼓励采购部门在制定紧急采购预案时,应当同时开展紧急采购供应商名单的征集,提前做好准备。这项工作的具体做法是,当企业申请参加合格供应商名单评审时,可以根据自身能力条件,说明该企业一旦发生哪一类灾难和紧急情况,可以提供什么样的货物、服务和工程。采购部门可以建立专门的“紧急采购供应商名单”。

第六,急采购合同定价方法。在紧急状态下,采购价格的制定比较困难。美国政府一般倡导使用固定价格。但是,这对于供应商来说,意味着最高的风险和最大的责任。因为,价格是固定的,但危急情况是变动的,原材料、雇工、运输、服务等相关各项成本是变化的。采购人员要视情况需要决定定价方法,主要的定价方法有:固定合同价格法;时间+材料计算法;工时计算法;后两种方法,即“时间+材料”,和“工时计算法”,主要用于事先不能明确采购数量、服务和工程完成的时间。

第七,紧急采购信息的发布。根据《联邦政府采购规则》的要求,价值超过25000美元的政府采购合同应当在联邦政府的官方采购申请网站FedBizOpps公开发布采购信息,网址为https://www.fbo.gov。如果属于《联邦政府采购规则》规定的例外采购项目,合同价值超过25000美元也不必公开发布采购信息。例外情况有四种:公开竞争已经极大限制了紧急情况的应对;开展公开竞争的所需时间会造成更大的损失;需求计划或者合同活动包含机密信息影响国家安全;行政机构的采购部门或采购官员以书面形式确定不必发布公告。

第八,供应商的责任。尽管是紧急情况,但紧急采购合同也必须授予那些完全符合法律规定要求的供应商,包括:合法用工、生产、纳税,无欺诈、贿赂等违法行为。对供应商的要求不能因为紧急状态而改变,但是潜在供应商的责任会因不同行政机构的采购需求、采购金额而有所变化。同时,采购部门对货物的特别要求也会根据情况和地区的不同而变化。

第九,国家利益行为。美国联邦总务管理局(简称,GSA)是美国联邦政府采购部门,GSA除了向联邦机构提供采购供应服务外,还负责联邦采购信息管理。旗下建立了一套名为“联邦采购数据系统”(Federal Procurement Data System,简称FPDS)的实时数据系统。联邦采购数据系统以“国家利益行为(National Interest Action)”的名义服务于政府采购机构,主要用于收集各类合同信息,如新的合同任务、订单交付和合同修改情况,数据准确且透明。同样,该系统会收集有关紧急情况下有关的紧急采购合同行为的数据。该数据为实时数据,每日都在更新,使行政机构及公众能够清楚了解紧急情况下采购政策、方针的作用及变化趋势。此外,行政机构的采购部门也可以提出适用的采购项目。例如,医疗防护用品、急救车的采购项目以及适用的时间。

第十,免除竞争的两种情况。第一是公开招标和竞争性磋商。《联邦采购规则》规定,在发生紧急情况时,采购人员可以不使用公开招标和竞争性磋商方式(包括在竞争后只有一个合格供货商响应)。免除竞争适用于非正常情况、突发情况、国家安全等全国紧急状态或涉及国家利益情况。尽管有免除竞争的相应规定,《紧急采购指南》仍建议采购人员在实践中,根据实际情况尽可能寻找更多的潜在供货商。此外,值得注意的是采购人员的免除竞争权限在一年以内,除非行政机构采购部门的负责人批准继续实施。第二是对某些产品探索性采购。紧急情况下的采购一般应按照《联邦采购规则》第六节内容简化采购程序和要求,但不包括对某些产品开展探索性采购方式。主要用于所采购的产品只有单一来源,或者只有唯一品牌,对其采购的规则和审计、审查适用于单一来源采购要求。单一来源采购必须有书面文件,包括技术要求,对价格合理性的说明。每一项判断都应当有充分的信息佐证,说明必须如此的理由。对于紧急情况单一来源采购,法律限定了审批权限:15万美元-65万美元之间的采购合同,由合同官审批;65万至1300万美元之间的采购合同,按《联邦采购规则》规定的权限审批;1300万至6400万美元之间的采购合同,由采购部门负责人或法律规定的责任人审批;6400万以上的合同由采购机构最高执行人负责审批。

第十一,公平合理的价格评估。如果不能通过竞争确定合理价格,采购部门应当采取其他技术手段保证价格的合理性。例如,采购部门仅收到一份报价的要约时,采购人员就应将所采购的项目对照市场价格,同时对照曾经采购相同项目的价格或者同行业类似产品的价格。采购人员需要注意,紧急情况的发生会对行业生产和供应产生哪些直接影响的因素,以及物品最终运输至灾区所增加的成本。例如,运送到危险区域的瓶装水所需要的价格可能与运输至普通地区的成本不同,集中大量需求的产品有可能价格更高。另外,如木材、发电机、帐篷等受灾时的高需求物品的价格会比正常情况下高出几倍也是有可能的。此外,供应商如果在灾难恢复地区开展业务,供应商在融资获取保险方面也有困难,这些因素同样会影响采购的价格。

第十二,采购活动记录。紧急采购所采取的行动和决策都应当有适当说明和文件记录在案。记录要清晰明了,便于事后管理、审查和审计。合同文本的每步骤制定思路和修改意见是记录的重要组成部分。如果由于紧急情况的采购难以充分确定价格的合理性,采购官员应该记录当时的情况,具体应该包括为确定价格做出的具体措施。

第十三,紧急采购管理和监督检查。提高采购结果的满意度对于紧急采购至关重要。因此,紧急采购过程的有效管理和监督更加必要。采购合同官和采购合同技术官都是紧急采购合同管理岗位必不可少的角色。在紧急情况下,采购部门的首席采购官会以书面形式任命采购合同官和采购合同技术官,明确其工作职责。通常他们需要与其他采购人员一起配合完成紧急采购任务。

执行采购的部门应建立一个风险管控委员会,研究解决在灾难发生时随时出现的各类风险。委员会不仅包括政府部门人员,也可包括社会其他组织,这样减少采购障碍或重复采购。

另外,采购部门还应重视紧急情况下的采购评估工作。特别要注意高价值的单一来源采购项目、有较大风险的采购项目,技术复杂的采购项目。一个良好的采购评估计划包括需求制定、采购执行以及合同管理多方面内容。评估紧急采购需求制定时需要考虑采购方是否采购了正确数量的产品?采购活动是否适用紧急采购?采购需求描述能否正确反应了行政机构的要求?采购人员是否能采购到市场上适合的产品;评估紧急采购执行时需要考虑,竞争是否最大化?单一来源采购是否采取了合同价值和期限的限制?是否按照《罗伯特.T.斯塔福救灾和紧急援助法》的规定优先考虑将紧急采购合同授予当地企业?是否优先考虑将紧急采购合同授予小微企业?采购人员是否与采购活动有利益冲突?是否考虑过行政机构之间以合同形式联合采购、委托采购;评估采购合同管理需要考虑,采购合同条款是否全部适用?是否有和合同签订人员监督合同的绩效?供应商是否按照合同内容交付产品或服务?供应商是否准时将采购的货物运送到指定位置?是否对发票进行了审核?采购文件、合同文本是否进行了详细记录。

(编译/昝妍)





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本文来源:中国政府采购报第943期第3版
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