【文化产业采购系列③】马正红:如何编出合格的图书项目投标文件

【文化产业采购系列③】

如何编出合格的图书项目投标文件

马正红

图书采购的投标文件,是投标人根据采购人发售的招标文件而编制的书面文件,是评标委员会进行比较和评审的对象，也是评标委员会评判投标人能否中标最重要的依据。那么,如何才能编制出一份好的图书项目投标文件呢？

笔者认为,投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，正确、完整地阅读和理解招标文件是做好投标文件编制工作的基础。因此，投标人必须仔细研读招标书中的采购需求、资格条件、投标响应的具体要求、需要递交的资料文件、评标办法等内容。在充分、全面理解各项招标要求的基础上，制订商务标和技术标的目录和具体内容要求，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。但现实中仍有一些投标人常在投标文件制作环节上出岔儿，导致失分，甚至被判为无效标。

笔者最近两年负责采购的图书采购项目，经常会有投标供应商犯一些比较低级的错误，归纳起来主要有几下几种：

1．招标文件中往往规定几条合格投标人的条件，这些条件都是实质性响应条款，是投标文件进入评标阶段的门槛。因此，投标人必须按此要求提交完整、符合要求的资格证明材料。对于如此重要的材料，有些投标人在编制投标书时却很随意和马虎。例如合格投标人条件中规定投标人必须具备《中华人民共和国出版物经营许可证》，有些图书供应商也具备该类资质，但在提交的投标文件中遗漏了资质证明复印件，或提供的资质证明复印件已经过期，或提供的资质证明复印件不是投标主体的复印件而是关联公司的复印件。显然，上述情况都将导致这些投标文件被判定为无效标。

2．在图书采购项目评审时，实际上因受评审时间的限制，评委不可能对每份投标文件都逐页阅读。评委打分时一般依据评标细则，重点地翻阅投标文件的有关内容并打分。因此，投标文件内容务必紧扣该主题，突出有关实质性响应内容和评标因子内容，篇幅尽量简明，不必罗列与此无关的资料。有些投标人提交的投标书有厚厚的几大本，很多是企业的介绍、不需要的证书等，大量篇幅可以说是“滥竽充数”，其中涉及投标实质性响应的内容和评标因子内容仅占很少一部分，甚至实质性响应内容还有很多缺项，而且不编目录和页码。投标文件应当编制目录，注明页码且一定要前后呼应，列入目录的文件一定要编入，以方便评标委员会审阅。　

3．评标办法中都规定了具体的评标因子和打分细则，有些投标文件该部分的内容或没有提供或没有按要求完整提供等，导致评标委员会无法为该项打分或扣分。如图书馆图书采购的评标办法中有同类项目经验这个评分因子，招标文件中规定投标人必须提交近3年为省级图书馆或“985”工程大学图书馆提供中文图书服务的业绩（需提供合同或发票复印件，并提供总金额的汇总表）。有些投标人提交的材料中，部分业绩与招标项目不属同一类型、或不是近3年的业绩、或未提交业绩证明材料（如合同复印件、发票复印件等）、或自行出具没有依据的总金额汇总表（需有合同或发票复印件作佐证），评标委员会评审时候无法认定其业绩或只能部分认定，这样同类项目经验的得分就会大打折扣。

4．图书采购不同于一般货物的采购，具有连续性的特征，售后服务能力和实施方案是采购项目实施的重要组成部分,采购人对此都十分关注并将其作为评标因子。一般招标文件中会要求投标人需有专门的馆配机构和专职服务人员数量，并有详细、合理可行的售后服务方案（至少包括响应时间、能否退换货等）。但投标人制作投标文件中往往会疏忽售后服务能力和实施方案内容。通常投标人都自行备有一份售后服务实施方案范本,但其中响应时间(响应时间是因服务等级而不同)等可能与招标要求并非一致，由此导致在投标文件中经常出现如下问题:售后服务方案一部分照抄招标要求,一部分又照搬本公司的售后服务实施方案范本内容,以致前后不一致，这样往往会被扣分。因此，投标文件中必须提供一份完全符合招标要求和具有服务特色的售后服务实施方案。

5．图书采购招标文件中一般都会要求投标人提供明确的现货目录数量、预定目录的数量、采访数据、到货数据、违约处理办法等等。对于采访数据和到货数据，一般会要求投标人明确每批采访数据自身重复率不超过的百分比、每批采访数据和到货数据中缺字段或内容错误率不超过的百分比等。部分投标供应商虽然提供了该部分内容，数据正确但往往疏忽在数量级上。有些投标文件中现货目录数量、预定目录的数量少个0或多个0，有些投标文件把采访数据自身重复率、缺字段或内容错误率数量级弄错，其数量级是千分之几，但有些供应商却错误地把数量级弄成百分之几，让人哭笑不得。当然该部分就会失分。（作者单位：上海市政府采购中心）