食材采购问题清单及应对措施

【实务探讨】

食材采购问题清单及应对措施

■ 贾先勇 王锐 曹葆华

近年来，政府机关、部队、教育系统和企事业单位等食材采购项目按照集约化、标准化、规范化的运作思路、充分利用市场竞争机制，倾向选择信誉好、产品质量优、优惠力度大的供应商，并直接配送至各食堂，有效提高了经费使用效益。从组织食材招标采购实践来看，还暴露出采购需求不够明确、评审要素不够细化、合同履约不够及时等问题。如何在合法合规的基础上，在控制成本的同时获取优质供应商，是采购部门在采购食材时面临的系统性难题。

现状分析

食材不同于其他货物或服务，存在品种广而杂、价格易波动、标准难衡量的特点，在管理上存在发生频率高、涉及岗位多、廉政风险高的难点。

——需求参数不够明确。例如，米的品种有很多，但是采购人很难对米的口感、营养、香气等方面提出具体的要求，只能依靠供应商的自我声明或者就餐人的反馈，就餐人的反馈在采购环节很难体现；再比如，调味品品种很多，不同的调味品可能有不同的质量标准、保存条件、使用方法等，采购要求很难完整、准确、全面列举。由此造成采购需求表述不清、要求不明、存在歧义、前后矛盾等问题层出不穷。

——分包设置不够合理。食材采购不仅有货物，也有配送服务，食材采购标的物种类繁多、特性各异，市场批发区域和供应商经营也有区分，往往是人为区分“米面粮油”“蔬菜水果”“肉类生鲜”“调料干杂”等。一些单位实际招标分包时，不考虑市场和供应商因素，分包不合理，例如，“米面粮油”和“肉类生鲜”属不同大类，经营米面的，不一定销售肉类，如果将这两类划分为同一包，很难采购到专业的供应商。

——定价依据不够充分。食材的供需关系受到季节、气候、灾害、政策等因素影响，导致食材价格上下波动。这对采购人和供应商都带来了风险和挑战。一些采购人采用年固定总价方式，由于事先不能确定采购食材的准确数量、品种等，就根据每人伙食费计算，显然不够合理。也有的单位笼统地表达以当地农副产品批发或零售价格或网上指导价作为基准价，并不指定什么时间什么地点，供应商固定折扣率或固定下浮率报价，以一周或一个月为周期，对供应商的食材进行价格核算，致使市场价格确定成了焦点问题，往往考察不周，导致价格难以执行。

——评审标准不够科学。在食材实际采购工作中，对于评审因素的具体设置，特别是哪些条件可以设置成评审因素，哪些条件不可以设置成评审因素，很多一线采购人员把握得不是很准确，许多项目因设置特定地域、特定业绩和特定资质等条件不合理，导致对供应商形成差别待遇和歧视待遇而被废标；也有的对评审项目设置不合理，采购不来理想供应商，比如，在同类业绩设置上，没有针对本包采购货物提出要求，致使中标供应商非本专业，很有可能专业卖肉的中了自己并不经营的粮油类包。

——合同履行不够严格。因各单位管理模式等原因，食材采购很难形成由单位内部多部门组成的整体协同监督体系，或已形成监督体系但无法形成监督合力，难以全方位多层次对食材采购活动进行监督。在合同履行过程中，不少单位会出现不能按照合同约定的时间和数量向采购人交付食材，或者交付的食材不符合合同约定的质量要求；还有一些单位市场考察价格随意，致使部分供应商不执行折扣率等。食材供应商的违约行为严重影响食堂的正常运营，甚至引发安全和稳定问题。

应对措施

——重视采购需求制定。一是强化需求管理。针对食材市场品类繁多、质量良莠不齐、供应渠道不同、价格变化较大等情况，采购人要通过咨询行业专家、查询同类项目历史成交信息、发布调查问卷、开展多方论证等方式，深入了解每种食材特性、产品分布、生产周期、收获季节等，特别要了解当地市场供求信息和大型综超、批发市场、零售市场及农贸市场分布等，提出具体明确的食材品种、规格和等级等精准需求。二是作好需求调研。对内摸清单位食材需求基本情况，对外调研行业定位、市场竞争、历史价格、资质要求、服务规范等。通过实地踏勘、征集就餐人员意见、对标同类项目、测算行业价格以及召开标前见面会等多种方式深入分析，确保采购需求准确、科学、合理。三是搞好项目论证。要对参与供应商资质条件论证，明确食材供应商最基本的资质条件，包括食品经营许可证等；要对供应商履行采购合同能力论证，明确包括供应商技术实力、财务状况、信用记录等方面内容；要对食材技术参数进行论证，明确每种食材的详细的技术参数要求；要对评标标准及指标论证，明确采购活动的各项要求，包括投标文件的格式、评审标准和方法、评分指标和分值设置等，同时要确保评标标准的科学性和合理性，以便准确评估各供应商的投标情况。

——科学设置采购分包。一是合理设置特定资质。根据《食品经营许可和备案管理办法》规定，如果项目包单纯采购食用农产品（指通过种植、采摘、养殖、捕捞形成的，未改变其基本自然性状的初级产品，包括谷物、蔬菜、水果、鲜肉、鲜蛋等），不需要提供《食品经营许可证》，可要求供应商提供《食用农产品产地证明》或《动物检疫合格证明》；如果采购包属于预制菜、熟食等深加工食品，则要求提供食品经营许可证（主体业态含“餐饮服务”或“食品销售”）。二是遵循市场发展规律。分包要遵循法律法规和市场规律，无论批发市场还是超市，无论零售市场还是供应商，都有基本的专业区域设置。设置采购包要了解采购人多样性的需求和年度需求金额数量，对年度采购数量较少，不宜分包采购。政府采购分类目录里将蔬菜、食用菌和薯类都进行了区分，但在采购执行时，分类过细容易达不到集中采购效果，还会被认为故意拆分规避招标。三是科学组织分包分类。针对食材采购种类繁多、特性各异、金额规模小、技术含量相对较低，可将标包适当集中，发挥规模效益。

——合理确定食材价格。食材的价格波动比较大，由于事先不能确定采购食材的数量、品种等，对于食材不宜采用固定总价的方式。结合多年经验和多家单位实践做法，参考农副产品网上价格或当地固定市场价格，采用固定折扣率或固定下浮率报价相对公平合理。具体方法是：首先，要合理设置参考价格。采用当地市场价时，可选择当地相对固定的大型超市或农副产品批发或零售市场，采取定期市场考察方式，按事先招标的折扣率，确定折扣后的供应价格；采用网上定价时，可以采取国家农副产品网上适时更新的报价（指导价）为基准，按固定折扣率或固定下浮率报价，对供应商进行价格核算。特别注意的是，很多地区发展改革委或市场监督系统给出了一些农产品指导价，也有一些地区大型批发市场定期发布农产品价格，但更多的是没有一家机构能够及时给出一个公允的基准价，故网上定价应优先选用政府公布价、批发市场（商超）网上发布价、网上超市价等作为食材基准价格。其次，要灵活开展市场调查。采用市场定价的，由食堂管理部门牵头，组成价格调查小组，也可以邀请供应商参加，根据合同确定的询价地点，实地对采购食材逐一询价，其询价结果由调查小组全体人员共同签字确认；采用网上定价的，食堂管理人员应根据事先招标文件和合同确定的固定网站，打印储存食材价格，按一定周期和折扣率，确定供应价格。最后，要科学确定市场价格。食堂管理人员根据市场或网上确定的价格，依据合同约定的折扣率，与供应商核定供应价格，及时核算金额。采用网上定价的，按照网站价格执行；采用市场询价定价的，采购人要根据合同要求，定期组织市场价格调查，其中蔬菜水果、水产肉类等生鲜食品每月至少组织1次，其他食品每半年至少组织1次，遇到价格大幅波动，应当随时组织市场价格调查，科学确定结算价格。

——科学规范评审因素。针对食材配送行业准入门槛低、政府采购“低价优先”规则下恶意低价竞标等顽疾，要通过强化与采购需求匹配的客观评审指标体系，才能实现“物有所值”的采购目标。一是对整体分值的设定。技术评分因素可将食材技术性能、技术方案以及供货资源等列入其中；商务因素可将同类业绩和供应商财务状况列入其中；服务因素可将服务人员配备、仓储场地等列入其中。二是对客观分值的设定。客观分评审项是基于客观事实依据，可通过客观的材料和事实情况进行核查比较而确定的要素，比如在同类业绩评审项目设置时，要结合本包采购内容，而不能笼统地设置为“食材项目”；再比如对货源渠道（食品加工基地）设置时，要提供针对本包内容的货源渠道，而不是每包一样等。三是对主观分值的设定。主观分评审项，考虑的因素一般难以用客观事实依据作为证明材料，在尽量减少主观评审因素情况下，还需对确需设置主观评审因素的，尽可能客观且可量化、细化，避免模糊或主观性过强的表述。如配送服务方案在主观因素设置上，应当考虑从完整性、优质方面的内容进行细化，可以根据投标人针对本项目的技术方案（包括食品质量控制、卫生管理控制、食品保存管理、配送团队等），特别是针对配送中突发事件（公共卫生事件、天气、交通等）和对不合格产品的检测、置换、退货的应急方案等综合考虑，使主观分量化做到体现“完整性”。

——强化履约验收约束。一是严格合同签订。合同签订后严格履行，不得随意变更。每一轮招标投标和合同服务期限原则上不超过2年。二是严格货物验收。实物验收应当由食堂牵头，通常由食堂管理人员、就餐人员代表和风气监督员组成，依据供应计划和验收标准共同具体实施，逐一查验核对品种、数量和质量等，主要核对采购大宗食材与购货凭证（或者送货单据）上的名称、数量是否相符；检查包装是否有破损、污渍、霉变、腐烂，感官性状是否异常，是否有异味，是否有病虫害附着等；检查外包装标注信息是否完整，是否有产品的名称、规格或者净含量、生产日期、保质期、成分或者配料表、贮存条件等信息。对冷藏冷冻的大宗食材是否冷链运输。同时建立验收问题台账，对不合格食材依法要求整改、追责。三是抓好监督检查。建立食堂管理领导小组，负责监督落实食堂大宗食材采购管理工作。要抓好加强过程监管，开展全过程监督强化责任追究和联动处置，将监管链条上的每一个环节都关紧关实，构建“不敢腐、不能腐、不想腐”的有效机制。

（作者单位：西藏军区采购服务站  联勤保障部队后勤部）

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