用好采购需求管理“罗盘”助力采购工作提质增效

【采购需求管理之我见】

用好采购需求管理“罗盘”助力采购工作提质增效

■ 闫文浩

采购需求既承载着政府采购的政策功能，又强调采购人的个性化目标，是政府采购的出发点和落脚点。做好采购需求管理，不仅有利于帮助采购人贯通采购项目执行全过程的绩效目标管理，更有利于提高采购人的风险意识、强化内部控制约束，为采购工作提质增效导引航向。

为加强校内采购需求管理，深入推进《政府采购需求管理办法》（以下简称《办法》）落地落实，我校采取了一系列措施。在采购意向公开、采购需求审查、采购立项申报、采购需求分析及采购文件编制等各个环节，对采购需求管理提前介入、严格把关，实现“科学、合理、完整、明确”的总体目标，降低采购项目执行阶段和合同履约验收阶段各类风险，确保优质高效做好采购招标工作。

建立采购需求管理制度科学构建政策实施路径

完善制度建设，表单化推进制度落地。《办法》出台后，我校率先推出了《市场调查、需求调查》《采购需求》《采购实施计划》系列表单，明确了采购需求管理“做什么”“怎么做”和“谁来做”，实现了采购需求规范化管理，为兄弟高校提供了“陕Star方案”，受到教育部政府采购中心和陕西省教育厅的肯定和推广。

全流程把关，开展联合审查。根据采购需求审查的相关要求，我校结合实际建立了联合审查工作机制，统筹采购、资产、财务、业务归口、监察等部门根据各自工作职责开展联合审查，做到部门之间协同联动、信息共享，打通各部门、各环节信息链路，避免后端环节出现问题导致项目“翻烧饼”。我校的审查机构包括常驻部门：采购招标管理办公室、计划财务处、监察处、审计处（内控办），以及业务归口管理部门，主要包括：国有资产管理处、实验室建设与管理处、信息化建设与管理处、后勤管理保障处、基建处、图书馆、校医院等。联合审查实施一站式服务，根据项目需要，由采购招标管理办公室将项目单位提交的采购需求、采购实施计划等材料，发送常驻部门和相关业务归口管理部门进行审查，审查结论均为“通过”，方可进行下一环节的采购工作。除此之外，在采购项目申报阶段，坚持发挥“党建+采购业务”的双轮驱动作用，推动学院党委（党总支）在重大采购中充分发挥把方向、管大局、保落实的作用，同时将“党政同责”“一岗双责”落实在学院各项采购活动中。

多方参与，做好内控管理。根据《办法》规定，在确定采购需求前，我校允许通过咨询、论证、问卷调查等多种方式开展需求调查。为此，我校开发定制了“线上调研”工具模块，经过实践检验，在需求调查阶段发挥了重要作用。在确定采购需求和编制采购实施计划阶段，采购人可以自行组织，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构开展；在项目验收阶段，采购人可以邀请参加本项目的其他供应商或者第三方专业机构及专家参与验收。将内部控制管理要求充分融入采购需求管理的各阶段，严格做到不相容岗位相分离，形成由采购人、采购代理机构、专家、供应商及其他第三方机构等市场主体相互制衡的工作机制。

紧扣项目实际功能目标合理制定技术商务要求

提前一公里，统筹全年采购计划。我校根据历年采购项目执行情况统计，以清单形式梳理了全年采购项目，建立了年度常规采购任务工作台账，包括政府采购项目、国库项目、进口科研仪器设备采购项目、央采项目、周期性常规采购项目以及假期施工的工程项目等，全面了解校内各单位全年的采购需求概况，同时，将各类采购项目前期准备所需的流程和办理时间，提前向项目单位进行“预报”，从而使项目单位做到心中有数、提前准备、合理安排。

坚持从需求出发，立足实际功能目标。在开展采购需求审查、采购文件编制、采购合同审核等日常工作中，始终坚持站在采购需求的角度考虑问题，以实现功能目标为前提分析采购需求是否清楚明了、表述规范、含义准确，依法依规选择采购方式，合理制定技术要求、商务要求，合规确定评审办法。

利用信息化手段，拓宽寻源渠道。充分借助信息化手段，提升采购工作管理效能，推动采购需求管理工作自主化、自动化、智能化发展。利用采购管理系统的意向公开功能模块，在做好信息公开的同时，有效收集意向供应商的市场报价和技术、商务文件，从而开展线上市场调研。该举措既提升了寻源、询价的便捷性，又增强了市场信息的真实性、准确性和项目匹配度，实现了供需信息的双向互通。

加强专业化指导

促进采购需求完整明确

跳出单一采购项目，强调全生命周期管理。在采购需求编制过程中，强调采购项目全生命周期的扩展性和时间上的延续性，考虑全生命周期或服务期限的运行需求。例如，采购项目涉及与现有基础设施或其他采购项目相关的，需考虑兼容性要求：如信息化建设项目，考虑硬件与软件的适配性要求；涉及后续采购的，考虑项目耗材、维护成本等全生命周期管理。

注重目标导向，前置考虑履约验收问题。明确履约验收的方案和标准，有利于以项目功能目标为导向，指明项目采购需求的实现路径、表现形式和验证方法，从而约束供应商按照采购需求严格履约。根据《办法》要求，在采购实施计划中应当明确履约验收方案，包括履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。验收内容应当包括每一项技术和商务要求的落实情况，验收标准要包括所有客观、量化指标，或通过履约评价、问卷调查等方式，将主观评价转化为客观、量化指标。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。同时，我校还考虑了将验收程序与结算方式相挂钩，将履约验收结果作为阶段性付款的依据，从而对供应商履约形成有效的过程管理。

打造专业化队伍

多层次开展培训宣传

为加强政策宣传及日常管理，我校探索了“学校采购招标工作领导小组—采购招标管理办公室”“二级单位采购工作领导小组—采购专员”的立体式、专业化采购工作团队，构建了校院两级采购人员队伍建设体系，推进采购业务管理、政策宣传和一线服务工作向纵深发展。采购招标工作领导小组对全校采购 “三重一大”事项进行前置研究把关。采购招标管理办公室组织全校相关部门和采购人员参加政府采购业务培训，有针对性地开展校内采购业务交流研讨，并灵活运用部门网站、微信公众号、微信工作群等方式进行宣传推广，促进采购相关法律法规和业务知识的校内普及，画好采购工作“同心圆”。

总之，采购需求管理是采购工作的重要组成和关键环节，是引导采购事业发展的重要“罗盘”。扎实做好采购需求管理工作，是推动采购项目优质高效进行、实现政府采购绩效目标的重要保障。加强制度建设、内控建设、信息化建设和队伍建设多维并举，是用好采购需求管理“罗盘”、服务学校采购工作治理能力提升的重要抓手。

（作者单位：陕西师范大学）

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