搭乘信息化列车推进采购风险防控体系建设

【内控管理面面观】

搭乘信息化列车推进采购风险防控体系建设

■ 柴宁

高校政府采购工作复杂性强、风险性高，实现高校政府采购提质增效和风险防范的最有效措施就是推进信息化。

通过不断探索、交流和学习，北京林业大学采购管理系统于2019年底研发，2020年4月正式投入使用。经过两年的调整与建设，采购管理系统运行平稳，有效嵌入了学校采购内部控制的原理、方法和技术，实现了采购全流程的数据共享和信息协同，打破采购过程的“信息孤岛”，将学校各类型采购，例如分散采购和学校集中采购等均纳入平台统一进行管理。通过数据共享交换平台实现采购环节上的跨部门数据共享和系统融合，建立“多主体、严程序”的内部控制建设体系。

关键做法

全面梳理学校采购业务事项和现有内控制度，确保采购活动的每一个关键环节都纳入内控流程，每一个风险点都嵌入采购管理系统，现已实现采购意向公开—采购立项申请—开评标—采购合同签署审批及盖章申请的采购全生命周期管控。同时，通过授权财务、审计、纪检监察部门，开放相关信息的查看权限，以外部监督强化采购内控的完善和执行。

采购意向公开审批与执行环节，采购人登录采购管理系统，填写采购意向公开项目类别、采购时间、采购需求等内容。采购意向公开需经过采购人所在单位负责人、采购与招标管理中心经办人、副主任逐级审批后，确定意向公开内容的合理性及合规性。

为实时监管采购项目意向公开的执行，避免采购项目规避意向公开情况出现，采购管理系统实现了采购意向公开与采购项目的关联，采购人提交采购立项申请时，系统自动跳转至填写采购意向公开页面，并在逐级审核时显示意向公开信息，保证采购意向公开工作的开展。

采购项目的立项申请与审批环节，采购管理系统建立起采购单位提交采购立项申请—经费负责人进行采购预算审批—采购与招标管理中心副主任审核材料完整性并分配执行经办人—执行经办人按照业务归口范围，将采购项目转给相关归口管理部门审核—采购与招标管理中心执行经办人最终审核确认的全流程跟踪审核体系。

采购人填写项目基本信息、预算经费账号，并根据项目特点上传申请文件，包括但不限于集中采购委托书、需求文档、经费证明材料、大型仪器论证报告等。其中，对于高风险仪器，系统自动提示上传学校实验室与设备管理处的高风险仪器设备论证报告，实现部门间内控体系联动。

采购立项的审核流程方面，采购管理系统根据申请经费账号，自动向经费负责人系统推送审批待办，由经费负责人审批经费的可执行性及项目的可开展性；采购与招标管理中心副主任审核材料完整性并分配执行经办人，采购管理系统自动向经办人推送审批待办；执行经办人根据副主任审批意见，并参考项目要求，可选择返回采购人修改相关内容，项目中因项目名称填写不当、未上传完整相关材料，由执行经办人返回采购人修改；采购人修改完毕后，执行经办人根据项目性质向归口管理部门推送审批待办，项目属于科研仪器设备采购的，归口管理部门为实验室与设备管理处；归口管理部门审批后，由执行经办人最终审核并提交采购方式确定流程。

采用公开招标方式执行的采购项目，采购方式的确定需经过采购与招标管理中心副主任、主任依次审批确认。

采购项目执行完毕后，需提交合同签订申请，由经费负责人、归口管理部门、招标中心审核合同内容与标书的一致性，确保采购合同合规，审核后合同均需加盖北京林业大学合同专用章（采购）。

主要成效

采购管理系统依托学校数据治理顶层设计，全面推动学校采购信息系统可视化、智能化、协同化体系建设，加快了电子化采购建设的速度，有效地建立了采购风险防控体系。

跨越数字鸿沟，打通采购相关部门间协同监管的“大动脉”。采购管理系统实现了与人事部门、财务部门的数据联通，完成了人事变动、经费负责人变更、经费账号变化等的系统自动更新与数据共享，可将项目准确推送至负责人，保证采购项目审批的准确性，提高采购审批效率。同时，采购项目通过不同部门、不同审批主体审核并留痕，落实了采购主体责任，将采购的全过程实时展现，从而实现内控监管的“过程化”，极大地提高监管效能。

实现技术集成，构建采购全过程精确追踪的“GPS”。采购管理系统是一个将电脑软件、手机终端融为一体的集成系统，可与微信关联，采购人及审批人可通过手机端实时跟踪或审批采购项目，实现采购项目的“随时申，随时审”，提高采购效率，确保程序完整。同时，采购管理系统摒弃了众多系统对网络线路及终端的要求，考虑到师生工作地点的变化及疫情等特殊状况无法使用校内网络等情形，在保证系统信息安全的前提下，允许采购人通过外网登陆采购管理系统。

完成制度嵌入，打造制度执行的“快速路”。学校采购的申请与审批均以采购相关文件为核心，并将具体执行要求嵌入采购管理系统，从采购申请中对于实验室与设备管理处关于大型仪器及高风险仪器论证报告的提交提示，到落实《北京林业大学采购管理办法》及《北京林业大学政府采购意向公开工作实施办法》等文件的系统逻辑开发，再到《集中采购委托书》《需求文档》等材料提交设置，采购管理系统将学校文件制度具体到采购的每一个环节，再将每一个环节嵌入采购管理系统中，体现着采购内控与服务浸透式融合的人文情怀。

下一步，北京林业大学将继续按照教育部有关政府采购的工作要求，完善制度体系，真正将制度具体化、将执行简单化，完成政府采购业务内部控制完善的应有之义。同时，继续依托着愈发完善的采购管理系统，跨越数字鸿沟，实现部门间控制体系的联动，采购单位、审批部门、执行部门、监管部门在采购管理系统的信息化“列车”上，各司其职又相互协作，为“列车”安全运行保驾护航。

（作者单位：北京林业大学采购与招标管理中心 ）

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