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联合国《采购指南》6.1修订版(四十)

栏目: 理论前沿,电子报 时间:2021-11-22 16:50:55 发布:管理员 分享到:
【摘要】

联合国《采购指南》6.1修订版(四十)

11.3 订单编号

采购订单(PO)在联合国项目事务署有两大用途:

1.签发给供应商的一种合同类型,用以记录货物和(或)简单服务的采购情况。

——需使用的模板是oneUNOPS 生成的采购订单的打印件。但 UN Web Buy Plus 生成的采购订单模板或现场采购订单模板(价值低于2500美元)。

——当作为合同本身使用时,采购订单必须附有相关附件,包括合同通用条款(或在联合国项目事务署网站上参考合同通用条款)、合同专用条款、规范的副本、包装和装运指示等。

2.根据第11.1.7条规定,承诺出资的方式。这适用于向供应商签发的单独合同(货物、服务或工程)且采购价值等于或高于2500美元(即当oneUNOPS采购订单不作为合同本身使用时,根据上文第1点),因此适用于下文第 11.6 条、第11.7条和第11.8 条中所述的合同。如果交易是在经核准的业务预付款情况下进行,或因为此等机制下交易采用不同的对账机制而采用公司信用卡时,则不需要在oneUNOPS 生成采购订单。

采购订单也指以下内容:基于长期协议的分订单——见第 11.4.6条;根据一揽子采购协议下达的订单——见第11.5.1条。

11.4 长期协议(LTA)

长期协议是联合国体系内的任一组织与供应商签署的在规定的时间内、以规定的价格或定价规则采购特定的货物或服务的书面协议,并且没有法律义务规定任何最小或最大采购数量。长期协议旨在根据预先定义的条款和条件,以有竞争力的价格保障货物和服务的可靠供应来源。

由于通过长期协议采购是非常有效的采购方式,因此所有采购官员必须随时关注了解现有的长期协议(即包括在联合国项目事务署内联网和联合国全球采购网中的长期协议),并评估长期协议是否可用于满足其需求。采购官员还应检查 UN Web Buy Plus 的电子目录中是否增加了相关的条目,以此建立长期协议。

联合国项目事务署已制定了多项长期协议,涵盖各种需求。现有的长期协议的概述,以及关于如何使用长期协议单独的指令和用户指南,可详见 IPAS 采购内网的“长期协议”网页。必须特别注意遵守各长期协议的具体指示,因为制定长期协议的依据各不相同。

11.4.1 制定长期协议的优势和风险

长期协议可以实现显著的效益,其中包括:

有竞争力的价格。根据规模经济的原则,长期协议有效期内,总量合计达到一定数量的,允许降低某些类型的商品(服务)的价格。长期协议可使联合国项目事务署充分利用其规模、采购体量和地域业务优势,充分利用其市场地位,以实现“物有所值”目标最大化。例如,长期协议可能规定供应商必须将通过批量采购的方式,将任何降价利益转而惠泽于联合国项目事务署。这同样适用于折扣方案——如果联合国项目事务署购买了一定数量的商品或服务,即可享受合同中预先规定的折扣计划。

简化业务流程,降低交易成本。通过单一选择流程建立的长期协议,可在长期协议有效期内随时分订单,从而避免因重复采购相同商品或服务而浪费不必要的时间和资源。

供应源质量和可靠性的一致性:在长期协议中制定质量标准,减少了检验时间,降低了货物(服务)拒收的可能性。

需求标准化。促进各办公室需求的标准化,这有助于降低运营和维护成本,提高其他效率。

缩短交货期。由于长期协议做了许多方面的预先约定和规定,则份订单和交付之间的交货期明显缩短,这在紧急情况下尤为重要。长期协议对于可储存的货物或为立即动员或部署所需服务的特别有意义。但是,如果没有适当建立、使用或管理长期协议,长期协议可能无法达到其应当实现的“物有所值”目标,减少供应来源,并使联合国项目事务署面临下列其他风险:

对供应商的依赖。超过最初确定时间的延期可能会导致不健康的关系或垄断行为、偏好、供应商之间的串通行为,导致价格缺乏竞争力,从而降低服务质量,为其他供应商的市场准入创造壁垒。

对冲。如果需求在长期协议的整个有效期内为固定价格,供应商倾向于对冲价格,并以更高的利率将其固定,以补偿长期协议有效期内商品或服务可能出现的价格上涨。如果在长期协议期间价格下跌,这种方法可能存在弊端。

机会丧失。由于其长期性,长期协议可能不再是“物有所值”的资金来源,也不能代表最佳解决方案。例如当新的市场参与者和(或)更好的解决方案在长期协议有效期内进入市场时,和(或)当发生技术改进和(或)价格下跌时,长期协议的优势就将受到损害。此外,在长期协议中,数量大于设立时的最初估算,如果货物(服务)的交易量折扣并未在长期协议中考虑,则长期协议无法实现最大的“物有所值”目标。

11.4.2 长期协议的类型

联合国项目事务署设立的长期协议主要有三种类型:

1.单一供应商长期协议。一个供应商满足给定类型货物(服务)的全部需求。

2.无需二次招投标的多供应商长期协议。两个或两个以上的供应商满足相同需求。采用多个长期协议的其中一个原因可能是由于通过多种供应来源、供应商的地理位置(到岸成本、较短的运输时间等)、提供售后服务和货物支持的能力或在指定地点提供服务,以及提供不同的方案(例如在 UN Web Buy Plus 建立产品目录),满足大需求量的供应。只要联合国项目事务署与不同的供应商就同一产品或服务建立了多项长期协议,采购官员应确保其选择最适合各自经营领域具体要求的长期协议。应在采购文件中记录选择特定长期协议以发布分订单的原因,包括评估“物有所值”的性质。

3.需要二次招投标的多供应商长期协议。满足相似或相同需求的两个或多个供应商,通过二次招投标确定各份订单的最终下达。如果考虑二次招投标,则其应仅适用于长期协议中未确定价格(如运费)或受最高价格制约的需求组成部分。其他方面(如供应商能力、交货时间和请求时的进场时间)也可进行二次招投标。二次招投标必须按照第6.6.7条“根据长期协议征求报价书”的要求进行。

以上类型的长期协议可根据其地理覆盖范围进一步分类:

特定国家的长期协议。由特定业务部门(PC、OC、OH)建立,用于向本地或全球供应商采购仅用在国内的货物或服务。长期协议由各自的业务部门建立和管理。为一国内制定的在本国境内采购货物和服务的长期协议不得用于其他国家,因为两国之间的市场条件可能会有所差异,而且各国之间的使用长期协议可能不会反映“物有所值”的原则。

区域长期协议。供联合国项目事务署业务特定区域(如亚洲区域、拉丁美洲和加勒比、非洲等)的业务部门或次区域集团使用。可由相关区域中心或该区域或次区域内的业务部门设立和管理该等长期协议。

全球长期协议。供所有业务部门使用。此类长期协议通常由总部单位(通常为SSC)或在全球范围存在经营业务部门(如和平与安全集群)集中创建和管理。这一类别通常用于为UN Web Buy Plus电子目录提供信息的长期协议。

(未完待续,本文由财政部国库司翻译整理)




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责任编辑:LIZHENG

本文来源:中国政府采购报第1102期第3版
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